優先順位の付け方 勇気をもってやらないことを決めよう

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管理職になったよ!

おめでとう、でも元気ないね

仕事がたまってしまって、全然終わらない

優先順位をつけてみたら?

 優先順位の付け方 勇気をもってやらないことを決めよう

働き方改革の推進で、労働生産性を上げるために何を心掛けているでしょうか。

今回は初めて管理職になった現場の中間管理職の方向けに書いています。

 

働き方改革で一番しわ寄せがいっているのは、現場の中間管理職です。

働き方改革で、会社は支援や改善策はなく号令のように「残業するな」とだけ言っている現場では、中間管理職い仕事が溜まり、有給消化したら仕事が終わらない!という結果に繋がっています。

 

優先順位を決めるテクニックはたくさんあります。

今日はテクニックと合わせて、一番重要なことをご紹介します。

 

優先順位をつけるために一番重要なこと

ずばり、「勇気をもってやらないことを決める」です。

 

テクニックとして、ToDoリスト作成、メールの即返信、すぐやる!ツールの活用などありますが、一番大切にすることは「勇気を持つ」ことです。

 

他人の目を気にせずに、やらないことを決めていく。

優先順位がつけられなくて、仕事がたまっていく人は、仕事を断れない、振ることができない、要は周囲を気にしている人がほとんどです。

 

「勇気をもって」決めて、「好印象」より「敬意」を手に入れるようにしましょう。

 

 

優先順位をつけるための時間管理マトリクス

優先順位を決めるには自分軸が必要になります。

 

時間管理をするための基本的な考え方

「7つの習慣」で紹介された非常に有名な時間管理マトリクスです。

  1. 緊急かつ重要なこと
  2. 緊急であり重要ではないこと
  3. 緊急ではなく重要なこと
  4. 緊急でも重要でもないこと

この順番で仕事をすることです。

 

では、この4つの分類を普段どう心掛けて仕訳けていくのか具体的に話しましょう。

 

優先順位をつける今日からできる4つのポイント

優先順位をつけるには、まず4つポイントを絞りましょう。

  1. 期限の確認をする
  2. 作業時間を見積もる
  3. 管理表をつくる
  4. 時間帯で種類わけをする

 

では順番に説明をしていきましょう。

期限の確認をする

現場で働く中間管理職の仕事が膨れ上がる理由は、上司からのいきなり来る指示です。

前職は地方温泉ホテルの再生事業でした。

入社当社は、現場のホテルの支配人を経験するのですが本社にいる上司は現場の都合に関係なく突然指示をよこします。

 

その他にも3つ確認していくと時間を無駄にしません

  • 期限の確認
  • 重要度の確認
  • 方向性の確認

期限については、指示される場合は期限が含まれているものが多いです。また緊急の場合も同様に明確に指示されている場合が多いでしょう。

ホテルや接客業でお客様が最優先される場では、上司は上手く味方につけて現場を優先できるように環境を整えないといけません。

常に連携を取りながら、調整をしていく事が重要です。

また、難易度の高い仕事の依頼だったら、ドラフト(草案)を確認してもらう、8割できた段階で完成イメージのすり合わせをしておくと、無駄な時間をつくりません。

 

結果、仕事がスムーズに優先順位付けて進められることになります。

 

作業時間を見積もる

すぐにやってみることをお勧めします。

特に初めて行う業務については、仕事の難易度がわかるので調整が可能になります。てみてください。

上司に相談やメンバーを募り分業するなど、すべきことが明確にして整理をして進めることもできるようになります。

 

すぐにやってみて、簡単なら即終わらせればよいだけです。

生産性も向上できます。

 

管理表をつくる

おちもれがなくなるようにToDoリストを作成しましょう。

こちらは効果があります。

 

可能であれば前日、仕事が終わったときに翌日のリストをつくる。

翌朝は考えることなく自動的にすぐ進められます。

前日に作っておくことで、さらに整理されて思考がまとまっていいて仕事のスタートダッシュにもなります。

 

何事も寝かす時間は重要なのですね。

 

このリストは見やすい位置に配置することが良いです。

GoogleのToDoリストもどこでも記入出来て当初は便利だと思っていましたが、朝のメールチェックをやめてしまってからはノートに手書きにしてしまいました。

私はカラフルな文字を使うことで、テンションを上げられることが分かってきましたのでカラーペンで必ず大きな文字で書くことにしています。

また、急な依頼が入ったときにすぐに書き直せるように持ち歩けて、すぐに書き替えられるものがおすすめです。

 

時間帯で種類わけする

仕事は3つの種類に分けられます。

  • タスク系
  • クリエイティブ系
  • コミュニケーション系

タスクは作業ですね、考えるより手を動かす仕事。クリエイティブ系は頭にしっかり汗をかく考える仕事。コミュニケーションは、アポイント、ミーティングなどの仕事です。

 

人間の体内サイクルに合わせて、仕事を組み込むと生産性が向上するといわれています。

 

月並みですが、午前中は脳がさえている時間なのでクリエイティブ系の仕事に向いているとされ、午後の睡魔の襲われる時間帯には人と会う時間にあてて、脳を活性化させる、またはルーチン化されているタスク業務にあてるのも良いでしょう。

 

時間帯に応じて仕事を割り当てると、優先順位が自動的につけられて、明確になりやすいですね。

 

また、朝時間を活用すると1日の生産性も上がることが分かっていますので効果的に活用して優先順位化するといいでしょう。

 

 

優先順位の付け方 まとめ

優先順位をつけること、テクニックの必要な難しいことではありません。

ほんの少し「勇気をもつ」だけで大丈夫です。

 

その仕事は「本当に必要なのか」見極めましょう。

あなたが仕事を断ったり、後回しにしたからって評価は下がりません。

 

勇気をもって決める際には、「高く」て「遠い」視点を使って考えてみましょう。

「高さ」は組織にとって何を目指しているか

「遠く」はその先に待っている未来

です。

優先順位をつける「勇気」がたりなかったんだね

難しい作業はないので、勇気をもって仕事に向き合っていこう

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